Sygnaliści

Spółka Aquanet przywiązuje dużą wagę do wartości naszej firmy i udoskonalania miejsca pracy, działającego zgodnie z prawem i zasadami uczciwości.
Mamy jednak świadomość, że ryzyko wystąpienia nieprawidłowości jest nieuniknione, dlatego naszym priorytetem jest wykrywanie i ujawnianie wszelkich nadużyć.

W tym celu powstał kanał do zgłaszania nieprawidłowości, który zapewnia poufność bez ryzyka działań odwetowych ze strony osób, których nieetyczne zachowania podlegają ujawnieniu.

Jeżeli chcecie zgłosić nieprawidłowości w firmie Aquanet, możecie to zrobić otwierając na naszej stronie zakładką O FIRMIE- ZGLOŚ NARUSZENIE, gdzie automatycznie zostaniecie Państwo przekierowani na stronę aplikacji zgłoszeniowej pod adresem: https://aquanet.zalezymi.pl

Zgłoszenia mogą być jawne lub anonimowe. Zapewniamy, że każde z nich zostanie rzetelnie sprawdzone i posłuży do usprawnienia funkcjonowania naszej firmy.

Poniżej znajdziecie Państwo skrót procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz instrukcję dokonywania zgłoszeń.

1. Celem Procedury jest stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków naruszeń prawa w Aquanet S.A., poprzez zapewnienie ustandaryzowanego i transparentnego procesu przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach oraz rzetelnego prowadzenia działań następczych. Celem Procedury jest także ochrona zgłaszających naruszenia – sygnalistów.
2. Zgłoszenie wewnętrzne może mieć charakter jawny lub anonimowy.
3. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być naruszenia prawa w obszarach szczegółowo opisanych w Procedurze, dotyczące zarówno przepisów Unii Europejskiej, jak i regulacji krajowych oraz aktów wewnętrznych lub standardów etycznych obowiązujących w Spółce.
4. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która działając w dobrej wierze, zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w Aquanet S.A. uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistami mogą być m. in. pracownicy lub byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy czy stażyści i wolontariusze.
5. Zgłoszenia wewnętrznego w Spółce dokonuje się za pośrednictwem kanału zgłoszeniowego, jakim jest aplikacja zgłoszeniowa na stronie aquanet.zalezymi.pl.
6. Jednostką odpowiedzialną za administrowanie i zarządzanie zgłoszeniami zarejestrowanymi w aplikacji zgłoszeniowej na stronie aquanet.zalezymi.pl jest Biuro Zgodności i Audytu Wewnętrznego.
7. Zgłoszenia wewnętrzne rozpoznawane są przez koordynatorów powołanych w tym celu przez Zarząd oraz Komisję Wewnętrzną.
8. Koordynator w terminie 7 dni od daty wpłynięcia zgłoszenia potwierdza jego przyjęcie, następnie dokonuje wstępnej weryfikacji i może powołać Komisję Wewnętrzną do podjęcia dalszych działań. Zgłoszenia wewnętrzne dotyczące Członków Zarządu rozpatrywane są z udziałem przedstawicieli Rady Nadzorczej Spółki.
9. Działania następcze dotyczące zgłoszenia wewnętrznego podejmowane są bez zbędnej zwłoki. Informacja zwrotna musi być przekazana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
10. Rozpatrzenie zgłoszenia kończy się wydaniem rekomendacji. Decyzję o zastosowaniu rekomendacji podejmuje Zarząd.
11. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia obowiązuje bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych.
12. Wszystkie zgłoszenia wewnętrzne rejestrowane są w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH:

1. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości mają charakter poufny i nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub w przypadkach wskazanych w ustawie.
2. Spółka po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. F rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w §9 ust.4 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
3. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane bez zbędnej zwłoki. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA?
Wybierz na głównym panelu systemu zielony przycisk „Dodaj nowe zgłoszenie”.

1.1. Wejdź na stronę: aquanet.zalezymi.pl

1.2. Zgłoszenia możesz dokonywać jawnie lub anonimowo*. W pierwszym przypadku odznacz pole „Zgłoszenie anonimowe” (w lewym dolnym rogu formularza) i wpisz swoje dane.

1.3. Wybierz na głównym panelu systemu zielony przycisk „Dodaj nowe zgłoszenie”.

1.4. Wybierz: Zgłaszam naruszenia, a następnie wybierz typ zgłoszenia z listy.

1.5. Wypełnij rzetelnie formularz zgłoszenia. Podpowiedzi pomogą w uzupełnieniu pól.
Informacje przekazuj, odpowiadając na pytania:

• Gdzie doszło do naruszenia?
• Kiedy doszło do naruszenia?
• Kiedy naruszenie zostało ujawnione?
• Opis szczegółowy naruszenia?
• Czy informacja była przekazywana innym osobom, a jeżeli tak to komu?
• Dodatkowe informacje

PAMIĘTAJ, że im bardziej szczegółowe informacje przekażesz, tym większe są szanse na dokładne i szybkie wyjaśnienie Twojego zgłoszenia.

1.6. Możesz dodać załączniki do zgłoszenia.

1.7. Po wysłaniu zgłoszenia KONIECZNIE zapisz lub wydrukuj IDENTYFIKATOR oraz PIN, dzięki którym będziesz miał dostęp do Twojego zgłoszenia oraz możliwość anonimowego (jeżeli nie podałeś swoich danych) i bezpiecznego dialogu z koordynatorem.

JAK SPRAWDZIĆ STATUS SWOJEGO ZGŁOSZENIA?

2.1. Wykonaj czynności opisane w punktach 1.1. i 1.2.

2.2. Na głównym panelu systemu w niebieskim formularzu wpisz IDENTYFIKATOR i PIN
Twojego zgłoszenia i kliknij przycisk „Sprawdź zgłoszenie”.

2.3. Po uzyskaniu dostępu do Twojego zgłoszenia możesz w każdej chwili:

1. odczytać wiadomość od koordynatora;
2. napisać wiadomość do koordynatora;
3. dodać nowy lub kolejny załącznik.

2.4. Staraj się utrzymywać kontakt z koordynatorem. Może on potrzebować od Ciebie dodatkowych informacji niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia.

* Zgłoszenia dokonywane anonimowo są zabezpieczone przed wykryciem IP nadawcy, a przekazane dane nie są przechowywane na serwerach wewnętrznych Spółki.